Regulation of communication of infractions
INTERNAL WHISTLEBLOWING REGULATION
Introductory Note
In Mercan Properties Group we value the relationships created and we intend that all those who come across us pleased and follow our values and ethical principles. Therefore, we have drawn up these Internal Whistleblowing Regulations (Whistleblowing).
1. Object
1.1. The present Internal Whistleblowing Regulations ("Regulations") are intended to ensure compliance with Law No. 93/2021 of 20 December, as well as with the legal and regulatory provisions that are always applicable to the companies of the Mercan Properties Group described in Appendix I, by establishing a set of internal rules and procedures for the receipt, recording and reports’ handling of Whistleblowing.
1.2 Reports of Violations under these Regulations shall be submitted to a system suitable for the proper handling of the complaint from its receipt, investigation and resolution, protecting Complainants through confidentiality and protection of their personal data.
2.Scope of Application
2.1 These Regulations establish the rules for receiving, registering, and processing communications of internal reports of Infractions occurring in the companies of Mercan Properties Group.
2.2 For the purposes of the present Regulation:
a) Infringements, the acts or omissions, committed intentionally or negligently, which are provided for and described in article 2, no. 1, of Law no. 93/2021, of 20 December, as well as in article 3 of Decree-Law no. 109-E/2021.
b) Internal Whistleblowing Channel, the channel through which reports of Infringements must be submitted, with or without identification of the Whistle-blower;
c) Whistle-blower means a natural person who reports or publicly discloses an offence based on information obtained in the course of their professional activity, regardless of the nature of that activity and the sector in which it is carried out, (the fact that the report or public disclosure of an offence is based on information obtained in the course of a professional relationship that has since ceased, as well as during the recruitment process or during another pre-contractual negotiation phase of an existing or unformed professional relationship, shall not preclude a natural person from being considered as a whistle-blower).
d) They can be considered whistle-blowers, in particular:
i) private, social or public sector workers;
ii) Service providers, contractors, subcontractors and suppliers, as well as any persons acting under their supervision and direction;
iii) holders of shareholdings and persons belonging to administrative, management or supervisory bodies of legal persons, including non-executive members;
iv) Volunteers and interns, paid or unpaid.
2.3 Considering the existence of an Internal Reporting Channel, the Whistle-blower may not previously resort to external reporting channels or public disclosure of an Infraction, except for the cases listed in paragraphs 2 and 3 of article 7 of Law no. 93/2021 of 20th December.
2.4 The Whistle-blower who, outside the cases provided for by law, publicly discloses an Infraction or makes it known to the media or journalist, does not benefit from the protection conferred by law.
3. Confidentiality
3.1 The identity of the Whistle-blower, as well as the information that directly or indirectly allows the identity of the Whistle-blower to be deduced, is confidential and its access is restricted to the persons responsible for receiving or following up reports of Violations.
3.2. The obligation of confidentiality covers all persons who receive information on complaints, whether they are the persons responsible for receiving and/or processing it.
3.3 The identity of the Whistle-blower may only be disclosed for the purpose of complying with legal obligations or court order, preceded by written communication to the Whistle-blower, stating the reasons for the disclosure, unless the provision of this information compromises the investigations or related legal proceedings.
4. Prohibition of acts of Retaliation against the Whistle-blower
4.1 It is prohibited to engage in acts of Retaliation, as defined in clause 4.2 below, against the Whistle-blower.
4.2 An act of Retaliation is considered to be an act or omission that, directly or indirectly, occurring in a professional context and motivated by an internal or external complaint or public disclosure, causes or may cause the complainant, in an unjustified manner, material or non-material damage.
4.3 Threats and attempts of the acts and omissions listed in the previous paragraph shall be regarded as acts of Retaliation.
4.4 Mercan Properties may not dismiss, threaten, suspend, repress, harass, fail to pay wages, alter working conditions, initiate disciplinary proceedings, or take any other retaliatory measures against anyone who reports an irregularity or who contributes to the process of investigating the report submitted, with regard to that report.
4.5 The guarantees referred to in the previous article are extendable, with the necessary adaptations, to:
a)A natural person assisting the Whistle-blower in the complaint procedure, whose assistance must be confidential, including trade union representatives or workers' representatives;
b)A third party connected to the Whistle-blower, such as a work colleague or family member, who may be the target of retaliation in a professional context; and
c) Legal persons or similar entities that are owned or controlled by the Whistle-blower, for which the Whistle-blower works or is otherwise connected in a professional context.
5.Support Measures
Whistle-blowers are entitled, in general terms, to legal protection and may benefit, in general terms, from measures for witness protection in criminal proceedings.
6.Responsibility of the Whistle-blower
6.1 The Whistle-blower cannot be held disciplinary, civil, misdemeanour or criminally liable for reporting or publicly disclosing an Infraction made in accordance with the law, nor can he be held responsible for obtaining or accessing the information that motivated the report or the public disclosure, except in cases in which such obtaining, or access constitutes a crime.
6.2 The provisions of the preceding paragraph shall not affect the possible liability of the Whistle-blower for acts or omissions not related to the report or the public disclosure, or which are not necessary for the report or the public disclosure of an infraction.
7. Processing of personal data
7.1 Personal Data collected under these Regulations will be treated in accordance with the Mercan Properties Group Privacy Policy in strict compliance with the General Data Protection Regulation and related legislation.
7.2 The purpose of processing personal data reported under these Regulations is to receive and process complaints submitted to the Internal Reporting Channel.
7.3 The Whistle-blower has the right to access, rectification, erasure, restriction of processing, objection and portability of the data communicated by him/her, unless they conflict with overriding rights.
7.4 Data which is clearly not relevant to the processing of the complaint will not be retained.
7.5 Complaints lodged pursuant to these Regulations shall be registered and retained for a period of 5 years and, regardless of such period and where applicable, during the pendency of any legal or administrative proceedings relating to the complaint.
7.6 Security measures will be adopted in the storage of information aiming to restrict its access only to authorised persons.
8. Handling complaints
8.1 The communication of complaints under the terms of these Regulations may be made in writing, in relation to the companies identified in Appendix I, by post to Att. Canal de Denúncias, Rua Oliveira Monteiro,289º, 4050-433 Porto.
8.2 In case of having indicated a contact, the Whistle-blower will be notified, within seven days, of the receipt of the complaint, and, if applicable, informed of the requirements, competent authorities, form and admissibility of the external complaint, pursuant to Article 7(2) and Articles 12 and 14 of Law No. 93/2021, of 20 December.
8.3 If the communication of the complaint cannot proceed because it is unfounded, abusive, contains insufficient information, is clearly erroneous, misleading, or was made in bad faith, it will be filed, the decision will be communicated to the author and then the personal data involved will be deleted.
8.4 If the communication is properly submitted, an investigation process will commence and culminate in a report analysing the communication.
8.5 There may be a need to report the Infringement to the appropriate authorities.
8.6 The Complainant will be informed, within a period of three months from the date of receipt of the Complaint, of any measures adopted or to be adopted in order to mitigate what happened and prevent future cases.
8.7 Whenever deemed necessary for the fulfilment of the provisions of these Regulations, any persons whose interviews are relevant to the investigation of the complaint may be interviewed.
9. In force
This Regulation shall take immediate effect.
APPENDIX I
Mercan Properties Group Companies
MERCAN PROPERTIES, S.A., with share capital of EUR 50,000.00 (fifty thousand euros), with tax identification number 514194243 and registered office at Rua de Oliveira Monteiro, nº 289, 4050 - 443 Porto.
MERCAN CAPITAL PORTUGAL, UNIPESSOAL, LDA, with share capital of EUR 1,001,065.00 (one million, one thousand and sixty five euros), with tax identification number 516375660 and registered office at Rua de Oliveira Monteiro, nº 289, 2ºfloor, 4050 - 443 Porto.
PORTUGUESE VERSION
Nota Introdutória
No Grupo Mercan Properties valorizamos as relações criadas e pretendemos que todos aqueles que connosco se cruzam se sintam bem e acompanhem os nossos valores e princípios éticos. Razão pela qual se apresenta o presente Regulamento de Comunicação de Denúncias Internas (Whistleblowing).
1. Objeto
1.1 O presente Regulamento de Comunicação de Denúncias Internas (“Regulamento”) pretende assegurar o cumprimento da Lei n.º 93/2021 de 20 de dezembro, bem como as disposições legais e regulamentares em cada momento aplicáveis às sociedades do Grupo Mercan Properties descritas no anexo I estabelecendo um conjunto de regras e procedimentos internos para a receção, registo e tratamento de comunicações de denúncias de Infrações.
1.2 As comunicações de Infrações nos termos do presente Regulamento serão submetidas a um sistema idóneo para o tratamento adequado da denúncia desde a sua receção, investigação e resolução, protegendo os Denunciantes por meio da confidencialidade e da proteção dos seus dados pessoais.
2. Âmbito de Aplicação
2.1 O presente Regulamento estabelece as regras de receção, registo e tratamento de comunicações de denúncias internas de Infrações ocorridas nas sociedades do Grupo Mercan Properties.
2.2 Para efeitos do presente Regulamento entende-se por:
a) Infrações, os atos ou omissões, praticados de forma dolosa ou negligente, que se encontram previstos e descritos no artigo 2.º, n.º 1, da Lei n.º 93/2021, de 20 de Dezembro, bem como no artigo 3.º do Decreto-Lei nº109-E/2021.
b) Canal de Denúncia Interna, o canal através do qual devem ser apresentadas as denúncias de Infrações, com ou sem identificação do Denunciante;
c) Denunciante, a pessoa singular que denuncie ou divulgue publicamente uma infração com fundamento em informações obtidas no âmbito da sua atividade profissional, independentemente da natureza desta atividade e do setor em que é exercida, (não obsta à consideração de pessoa singular como denunciante a circunstância de a denúncia ou de a divulgação pública de uma infração ter por fundamento informações obtidas numa relação profissional entretanto cessada, bem como durante o processo de recrutamento ou durante outra fase de negociação pré-contratual de uma relação profissional constituída ou não constituída).
d) Podem ser considerados denunciantes, nomeadamente:
- Os trabalhadores do setor privado, social ou público;
- Os prestadores de serviços, contratantes, subcontratantes e fornecedores, bem como quaisquer pessoas que atuem sob a sua supervisão e direção;
- Os titulares de participações sociais e as pessoas pertencentes a órgãos de administração ou de gestão ou a órgãos fiscais ou de supervisão de pessoas coletivas, incluindo membros não executivos;
- Voluntários e estagiários, remunerados ou não remunerados.
2.3 Considerando a existência de um Canal de Denúncia Interna, o Denunciante não pode recorrer previamente a canais de denúncia externa ou divulgação pública de uma Infração, com exceção para os casos elencados nos n.ºs 2 e 3 do artigo 7.º da Lei n.º 93/2021, de 20 de dezembro.
2.4 O Denunciante que, fora dos casos legalmente previstos, divulgue publicamente uma Infração ou que dela dê conhecimento a órgão de comunicação social ou a jornalista, não beneficia da proteção conferida pela lei.
3. Confidencialidade
3.1 A identidade do Denunciante assim como as informações que, direta ou indiretamente, permitam deduzir a sua identidade, têm natureza confidencial e o seu acesso é restrito às pessoas responsáveis por receber ou dar seguimento a denúncias de Infrações.
3.2 A obrigação de confidencialidade abrange todas as pessoas que recebam informações sobre as denúncias, independentemente de serem ou não as pessoas responsáveis pela sua receção e/ou tratamento.
3.3 A identidade do Denunciante só pode ser divulgada para fins de cumprimento de obrigações legais ou decisão judicial, sendo precedida de comunicação escrita ao Denunciante, com indicação dos motivos da divulgação, exceto se a prestação desta informação comprometer as investigações ou processos judiciais relacionados.
4. Proibição de atos de Retaliação contra o Denunciante
4.1 É proibido praticar atos de Retaliação, conforme definido na cláusula 4.2 infra, contra o Denunciante.
4.2 Considera-se ato de Retaliação o ato ou omissão que, direta ou indiretamente, ocorrendo em contexto profissional e motivado por uma denúncia interna, externa ou divulgação pública, cause ou possa causar ao denunciante, de modo injustificado, danos patrimoniais ou não patrimoniais.
4.3 As ameaças e as tentativas dos atos e omissões elencados no número anterior são havidas como atos de Retaliação.
4.4 A Mercan Properties não poderá despedir, ameaçar, suspender, reprimir, assediar, não proceder ao pagamento de salários, alterar as condições de trabalho, intentar um processo disciplinar, ou praticar qualquer outra medida de retaliação, contra quem participe uma irregularidade ou contribua no processo de investigação da participação apresentada, no que respeita a essa mesma denúncia ou participação.
4.5 As garantias referidas no artigo anterior são extensíveis, com as devidas adaptações, a:
- Pessoa singular que auxilie o Denunciante no procedimento de denúncia e cujo auxílio deva ser confidencial, incluindo representantes sindicais ou representantes dos trabalhadores;
- Terceiro que esteja ligado ao Denunciante, designadamente colega de trabalho ou familiar, e possa ser alvo de retaliação num contexto profissional; e
- Pessoas coletivas ou entidades equiparadas que sejam detidas ou controladas pelo Denunciante, para as quais o Denunciante trabalhe ou com as quais esteja de alguma forma ligado num contexto profissional.
5. Medidas de Apoio
Os Denunciantes têm direito, nos termos gerais, a proteção jurídica e podem beneficiar, nos termos gerais, de medidas para proteção de testemunhas em processo penal.
6. Responsabilidade do Denunciante
6.1 O Denunciante não pode ser responsabilizado disciplinar, civil, contraordenacional ou criminalmente por denúncia ou divulgação pública de uma Infração feita de acordo com a lei, nem pode ser responsável pela obtenção ou acesso às informações que motivem a denúncia ou a divulgação pública, exceto nos casos em que essa obtenção ou acesso constituam crime.
6.2 O disposto no número anterior não prejudica a eventual responsabilidade do Denunciante por atos ou omissões não relacionados com a denúncia ou a divulgação pública, ou que não sejam necessários à denúncia ou à divulgação pública de uma infração.
7. Tratamento de dados pessoais
7.1 Os Dados Pessoais recolhidos no âmbito do presente Regulamento serão tratados de acordo com a Política de Privacidade do Grupo Mercan Properties no estrito cumprimento do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados e legislação conexa.
7.2 A finalidade do tratamento dos dados pessoais comunicados ao abrigo deste Regulamento é a receção e tratamento das denúncias apresentadas no Canal de Denúncia Interna.
7.3 O Denunciantes tem o direito ao acesso, retificação, apagamento, limitação do tratamento, oposição e portabilidade dos dados por si comunicados, exceto se contenderem com direitos prevalecentes.
7.4 Não serão conservados dados que manifestamente não sejam relevantes para o tratamento da denúncia.
7.5 As denúncias apresentadas nos termos do presente Regulamento são objeto de registo e conservação pelo período de 5 anos e, independentemente desse prazo e quando aplicável, durante a pendência de processos judiciais ou administrativos referentes à denúncia.
7.6 Serão adotadas medidas de segurança no armazenamento da informação, por forma a restringir o seu acesso apenas a pessoas autorizadas.
8. Tratamento das denúncias
8.1 A comunicação das denúncias nos termos do presente Regulamento poderá ser efetuada por escrito, relativamente às sociedades identificadas no Anexo I, por correio postal à Att. Canal de Denúncias, Rua Oliveira Monteiro,289º, 4050-433 Porto.
8.2 No caso de ter indicado um contacto, o Denunciante será notificado, num prazo de sete dias, da receção da denúncia, e, se aplicável, informado dos requisitos, autoridades competentes, forma e admissibilidade da denúncia externa, nos termos do n.º 2 do artigo 7.º e dos artigos 12.º e 14.º da Lei n.º 93/2021, de 20 de dezembro.
8.3 Se a comunicação da denúncia não puder prosseguir por infundada, abusiva, conter informações insuficientes, claramente erróneas, enganosas, ou ter sido feita de má-fé, será promovido o seu arquivamento, comunicada a decisão ao seu autor e de seguida os dados pessoais eventualmente envolvidos serão eliminados.
8.4 Se a comunicação for regularmente apresentada, iniciar-se-á um processo de investigação que culminará num relatório com a análise da mesma.
8.5 Poderá haver necessidade de comunicar a Infração às autoridades competentes.
8.6 Serão comunicadas ao Denunciante, num prazo de três meses a contar da data da receção da Denúncia, as eventuais medidas adotadas ou a adotar para mitigar o ocorrido e prevenir casos futuros.
8.7 Sempre que se considere necessário para o cumprimento das disposições previstas neste Regulamento, podem ser inquiridas quaisquer pessoas cuja inquirição seja relevante para a investigação da denúncia.
9. Vigência
O presente Regulamento produz efeitos imediatos.
ANEXO I
Sociedades do Grupo Mercan Properties
MERCAN PROPERTIES, S.A., com o capital social de 50.000,00€ (cinquenta mil euros), com o número de identificação de pessoa coletiva 514194243 e sede na Rua de Oliveira Monteiro, nº 289, 4050 - 443 Porto.
MERCAN CAPITAL PORTUGAL, UNIPESSOAL, LDA, com o capital social de 1.001.065,00€ (um milhão, mil e sessenta e cinco euros), com número de identificação de pessoa coletiva 516375660 e sede na Rua de Oliveira Monteiro, nº 289, 2º andar, 4050 - 443 Porto.