PLAN FOR THE PREVENTION OF RISKS OF CORRUPTION AND RELATED INFRACTIONS

Mercan Properties adopts an ethical and professional commitment to all those with whom it relates, seeking to always ensure compliance with the applicable legislation, for which reason it has assumed a regulatory compliance programme aimed at preventing, detecting and responding to the risk of corruption and related infractions carried out against or through the companies of the Mercan Properties Group, which includes:

(i) a plan for the prevention of risks of corruption and related infractions of the Company (“PPR”);
(ii) a Code of Conduct (“Code of Conduct”),
(iii) training of employees
(iv) a whistleblowing channel and the respective Internal Whistleblowing Regulations (Whistleblowing).

 

1. Subject matter and scope

This plan for the prevention of risks of corruption and related infractions ("PPR") seeks to ensure compliance with Decree-Law 109-E/2021, of December 9th, as well as with the legal and regulatory provisions applicable at all times to the Mercan Properties Group companies covered, described in Annex I, establishing a set of rules and procedures for the prevention, detection and response to the risk of corruption and related infractions, which must be considered together with the Code of Ethics and Conduct and the Internal Reporting Regulations (Whistleblowing), both available at www.mercanproperties.pt.

For all intents and purposes, the following terms shall have the meanings set out below:

a) Code of Ethics and Conduct: a document that enshrines the fundamental ethical guidelines of Mercan Properties Group and includes the commitments and responsibilities that must be observed by the members of the Governing Bodies and Employees, in their relationship with customers, suppliers and, in general, with all stakeholders.

b) The Code is based on the principles and values of the Mercan Properties Group, which guide its internal and external relations.

c) Corruption and Related Offences: crimes of corruption, receiving and offering undue advantage, embezzlement, economic participation in business, extortion, abuse of power, prevarication, influence peddling, laundering or fraud in obtaining or diverting subsidies, subsidies, or credits, as provided for in the legislation in force.
Mercan Properties Group: companies in group relationship Mercan Capital Portugal, Unipessoal, Lda., under the terms of article 21 of the Securities Code, described in annex and covered under the terms of the legislation in force.

 

2. Responsible for Regulatory Compliance

These rules and procedures are implemented by the Head of Regulatory Compliance, designated by deliberation of the companies of the Mercan Properties Group, and serve as guidance and support to all Employees of the same Group, as well as to all those who represent the companies of the Group and all Partners, who daily try to ensure, in a proactive way, the fight against corruption.

The Compliance Officer carries out his or her duties independently, permanently and with decision-making autonomy.

 

3. Rules of conduct and action on prevention

The Mercan Properties Group rejects any practice of corruption, bribery, or related offences, either actively or passively, imposing strict compliance with its principles in all its internal and external relations.

As risk factors, internal and external, linked to the crime of corruption and related infractions, associated with the main activities of Mercan Properties, the following are identified in particular:

a) Relations with public agents and/or politically exposed persons;

b) Awarding sponsorships and donations;

c) Acceptance of gifts;

d) Business relationships with natural or legal persons from countries with a high level of corruption;

e) Contracting with private third parties;

f) Access to privileged or confidential information;

g) Favoring employees;

h) Donations for political purposes.

All Mercan Properties Group Employees must comply with applicable anti-Corruption and Related Infringements regulations and are aware of the risks identified and recognise that they are expressly prohibited from doing so:

  • accept any advantages or gifts in exchange for preferential treatment from any third party;
  • offer or accept money, cheques and other goods subject to legal restrictions;
  • influence the decisions of business partners in any way that is illegal or seems contrary to the applicable rules;
  • obtain any benefit or advantage for the company, the Collaborator or third parties, through corrupt practices, undue receipt of advantages or influence peddling.

In the exercise of Mercan Properties Group's activity, interactions with public or administrative officials, government entities, public or private entities, must be guided by principles of transparency and in strict compliance with all legal standards, applicable deontological duties and principles arising from the provisions of this PPR, as well as the Code of Conduct.

Thus:

1. Without prejudice to the provisions of the Mercan Properties Group Code of Ethics and Conduct, offers may only be made that are consistent with conduct that conforms to local customs and usage, provided that they are related to professional activity and have no intention of obtaining preferential treatment or an illegitimate advantage from the recipient or improperly influencing the recipient's behaviour.

2. Donation or political contribution in cash or kind, under any circumstances, for the account and/or on behalf of any company in the Mercan Properties Group is expressly prohibited.

3. When hiring third parties, the following principles should be observed:

  • legitimate need for the goods or services to be acquired;
  • adjudication based on objective criteria, clear, impartial and in accordance with market practices;
  • prior analysis on the level of exposure to the risk of corruption;
  • acceptance by third parties of the PPR of Grupo Mercan Properties.

 

4. Failure to Comply

Situations of suspected or confirmed Corruption or Related Infringements shall be dealt with to ascertain responsibilities and to take the necessary measures.

If any Employee fails to comply with the rules contained in this RPP, this shall be treated as a serious offence which, depending on the degree of fault of the offender and the seriousness of the offence, may lead to the application of disciplinary sanctions, namely: unrecorded reprimand; recorded reprimand; pecuniary sanction; loss of holiday days; suspension from work with loss of wage and seniority or dismissal with cause.

The failure to comply with the rules contained in this RFP by partners or third parties may result in the application of penalties and/or termination of the contract.

The crimes of Corruption and Related Infringements referred to in this Policy are also punishable, with civil and/or criminal liability, with fines and with prison sentences of up to a maximum of 12 years, depending on the legal framework.

The person responsible for regulatory compliance must prepare a report for each infraction committed, indicating the rules violated, the sanction applied, and the measures adopted by Grupo Mercan Properties.

Furthermore, in the month of October, an intermediate evaluation report must be prepared in the identified situations of high or maximum risk and, annually, in the month of April of the following year, an annual evaluation report, containing namely the quantification of the degree of implementation of the preventive and corrective measures identified, as well as the forecast of their full implementation.

 

5. Internal denunciations channel

Mercan Properties Group has an Internal Whistleblowing Channel that ensures the handling of reports of acts of corruption and related infractions, under the terms of the applicable legislation and the Internal Reporting Regulations (Whistleblowing) available at www.mercanproperties.pt.

 

6. Training and communication

Mercan Properties Group ensures that internal training programmes are carried out for its Governing Bodies and Employees, so that they are aware of and understand the policies and procedures implemented to prevent corruption and related infractions.

The content and frequency of training for the Governing Bodies and Employees consider the different exposure of managers and employees to the identified risks.

 

7. Term of validity and revision

This Risk Redundancy Plan takes immediate effect and is disclosed, in its most up-to-date version, through the usual channels to Employees and is available for consultation on the official website of Mercan Properties (www.mercanproperties.pt).

This PPR must be reviewed every 3 years and whenever a change in the attributions or organic or corporate structure of the entity justifies its review.

 

ANNEX I

Mercan Properties Group Companies

 

  • MERCAN PROPERTIES, S.A., with share capital of EUR 50,000.00 (fifty thousand euros), with tax identification number 514194243 and registered office at Rua de Oliveira Monteiro, no. 289, 4050 - 443 Porto.
  • MERCAN CAPITAL PORTUGAL, UNIPESSOAL, LDA, with share capital of EUR 1,001,065.00 (one million, one thousand and sixty-five euros), with tax identification number 516375660 and registered office at Rua de Oliveira Monteiro, nº 289, 2nd floor, 4050 - 443 Porto.

 

PLANO DE PREVENÇÃO DE RISCOS DE CORRUPÇÃO E INFRAÇÕES CONEXAS

 

A Mercan Properties assume um compromisso ético e profissional com todos aqueles com que se relaciona, procurando assegurar a todo o tempo a conformidade com a legislação aplicável, motivo pelo qual adotou um programa de cumprimento normativo com vista à prevenção, deteção e resposta ao risco de corrupção e infrações conexas, levados a cabo contra ou através das sociedades do Grupo Mercan Properties, que compreende:

(i) um plano de prevenção de riscos de corrupção e infrações conexas da Sociedade (“PPR”);
(ii) um Código de Conduta (“Código de Conduta”),
(iii) formação de trabalhadores
(iv) um canal de denúncias e respetivo Regulamento de Comunicação de Denúncias Internas (Whistleblowing).

 

1. Objeto e âmbito de aplicação

O presente plano de prevenção de riscos de corrupção e infrações conexas (“PPR”) pretende assegurar o cumprimento do Decreto-Lei n.º 109-E/2021, de 09 de dezembro, bem como as disposições legais e regulamentares em cada momento aplicáveis às sociedades do Grupo Mercan Properties abrangidas, descritas no anexo I, estabelecendo um conjunto de regras e procedimentos com vista à prevenção, deteção e resposta ao risco de corrupção e infrações conexas, que deve ser considerado juntamente com o Código de Ética e Conduta e o Regulamento de Comunicação de Denúncias Internas (Whistleblowing), ambos disponíveis em www.mercanproperties.pt.

Para os devidos efeitos, os seguintes termos terão o significado abaixo indicado:

a) Código de Ética e Conduta: documento que consagra as diretrizes éticas fundamentais do Grupo Mercan Properties e que integra os compromissos e responsabilidades que devem ser observados pelos membros dos Órgãos Sociais e Colaboradores, na sua relação com clientes, fornecedores e, de forma geral, com todas as partes interessadas (stakeholders).

O Código assenta nos princípios e valores do Grupo Mercan Properties, que orientam as relações internas e externas do mesmo.         

b) Corrupção e Infrações Conexas: os crimes de corrupção, recebimento e oferta indevidos de vantagem, peculato, participação económica em negócio, concussão, abuso de poder, prevaricação, tráfico de influência, branqueamento ou fraude na obtenção ou desvio de subsídios, subvenções ou créditos, previstos na legislação em vigor.
c) Grupo Mercan Properties: sociedades em relação de grupo Mercan Capital Portugal, Unipessoal, Lda., nos termos do artigo 21º do Código dos Valores Mobiliários, descritas em anexo e abrangidas nos termos da legislação em vigor.

 

2. Responsável pelo Cumprimento Normativo

Estas regras e procedimentos são implementadas pelo Responsável pelo Cumprimento Normativo, designado por deliberação das sociedades do Grupo Mercan Properties, e servem de orientação e suporte a todos os Colaboradores do mesmo Grupo, bem como a todos os que representem as sociedades do grupo e a todos os Parceiros, que diariamente tentam assegurar, numa primeira fase, de forma proativa o combate à corrupção.

O Responsável pelo cumprimento normativo exerce as suas funções de modo independente, permanente e com autonomia decisória.

 

3. Regras de conduta e atuação na prevenção

O Grupo Mercan Properties repudia qualquer prática de corrupção, suborno ou infração conexa, de forma ativa ou passiva, impondo o cumprimento rigoroso dos seus princípios em todas as suas relações internas e externas.

Como fatores de risco, interno e externo, ligados ao crime de corrupção e infrações conexas, associados às principais atividades da Mercan Properties, identificam-se, nomeadamente, os seguintes:

a) Relacionamento com agentes públicos e/ou pessoas politicamente expostas;
b) Atribuição de patrocínios e donativos;
c) Aceitação de ofertas;
d) Relações de negócio com pessoas singulares ou coletivas de países com elevado índice de corrupção;
e) Contratação de entidades terceiras privadas;
f) Acesso a informação privilegiada ou confidencial;
g) Favorecimento de Colaboradores;
h) Doações para fins políticos.

Todos os Colaboradores do Grupo Mercan Properties devem cumprir as normas aplicáveis de combate à Corrupção e Infrações Conexas e estão cientes dos riscos identificados e reconhecem que, em particular, é-lhes expressamente proibido:

  • aceitar quaisquer vantagens ou ofertas como contrapartida do tratamento preferencial de qualquer terceiro;
  • oferecer ou aceitar dinheiro, cheques e outros bens sujeitos a restrições legais;
  • influenciar as decisões dos parceiros de negócio por qualquer forma ilegal ou que pareça contrariar as normas aplicáveis;
  • obter algum benefício ou vantagem para a empresa, para o Colaborador ou para terceiros, através de práticas de corrupção, recebimento indevido de vantagens ou tráfico de influências.

No exercício da atividade do Grupo Mercan Properties, as interações com funcionários públicos, administrativos, entidades governamentais, entidades públicas ou privadas, devem ser pautadas por princípios de transparência e no estrito cumprimento de todas as normas legais, deveres deontológicos aplicáveis e princípios decorrentes das disposições do presente PPR, bem como do Código de Conduta.

Assim:

1. Sem prejuízo do disposto no Código de Ética e Conduta do Grupo Mercan Properties, apenas podem ser realizadas ofertas que se coadunem com condutas conformes aos usos e costumes locais, desde que relacionadas com a atividade profissional e sem intenção de obter um tratamento preferencial ou vantagem ilegítima do destinatário ou influenciar indevidamente o comportamento deste.

2. É expressamente proibida a doação ou contribuição política em dinheiro ou espécie, em qualquer circunstância, por conta e/ou em nome de qualquer sociedade do Grupo Mercan Properties.

3. Na contratação de terceiros, devem ser observados os seguintes princípios:

  • necessidade legítima dos bens ou serviços a adquirir;
  • adjudicação baseada em critérios objetivos, claros, imparciais e de acordo com as práticas do mercado;
  • análise prévia sobre o nível de exposição ao risco de corrupção;
  • aceitação pelos terceiros do PPR do Grupo Mercan Properties.

 

4. Incumprimento

As situações sob suspeita ou confirmadas de Corrupção ou Infrações Conexas, devem ser tratadas para apuramento de responsabilidades e para que sejam levadas a cabo as medidas necessárias.

Verificando-se o incumprimento das regras constantes no presente PPR por qualquer Colaborador, tal será tratado como uma infração grave que, dependendo do grau de culpa do infrator e da gravidade da infração, poderá originar a aplicação de sanções disciplinares, nomeadamente: repreensão não registada; repreensão registada; sanção pecuniária; perda de dias de férias; suspensão do trabalho com perda de retribuição e de antiguidade ou despedimento com junta causa.

O incumprimento das regras constantes no presente PPR por parceiros ou terceiros poderá implicar a aplicação de penalizações e/ou a resolução do contrato.

Os crimes de Corrupção e Infrações Conexas referidos nesta Política são, ainda, puníveis, com responsabilização civil e/ou criminal, com penas de multa e com penas de prisão até um máximo de 12 anos, consoante o enquadramento legal.

O Responsável pelo Cumprimento Normativo deverá elaborar um relatório por cada infração cometida, com indicação das regras violadas, a sanção aplicada e as medidas adotadas pelo Grupo Mercan Properties.

Adicionalmente, no mês de outubro, deve ser preparado um relatório de avaliação intercalar nas situações identificadas de risco elevado ou máximo e, anualmente no mês de abril do ano seguinte a que respeita a execução, um relatório de avaliação anual, contendo nomeadamente a quantificação do grau de implementação das medidas preventivas e corretivas identificadas, bem como a previsão da sua plena implementação.

 

5. Canal de denúncias internas

O Grupo Mercan Properties dispõe de um Canal de Denúncias Internas que assegura o tratamento de denúncias de atos de corrupção e infrações conexas, nos termos da legislação aplicável e do Regulamento de Comunicação de Denúncias Internas (Whistleblowing) disponível em www.mercanproperties.pt.

 

6. Formação e comunicação

O Grupo Mercan Properties assegura a realização de programas de formação interna aos seus Órgãos Sociais e Colaboradores, com vista a que estes conheçam e compreendam as políticas e procedimentos de prevenção da corrupção e infrações conexas implementados.

O conteúdo e a frequência da formação dos Órgãos Sociais e Colaboradores têm em conta a diferente exposição dos dirigentes e trabalhadores aos riscos identificados.

 

7. Vigência e revisão

O presente PPR produz efeitos imediatos e é divulgado, na sua versão mais atual, pelos canais habituais, aos Colaboradores, e está disponível para consulta no site oficial da Mercan Properties (www.mercanproperties.pt).

O presente PPR deverá ser revisto a cada 3 anos e sempre que exista uma alteração nas atribuições ou na estrutura orgânica ou societária da entidade que justifique a sua revisão.

 

ANEXO I

Sociedades do Grupo Mercan Properties

 

  • MERCAN PROPERTIES, S.A., com o capital social de 50.000,00€ (cinquenta mil euros), com o número de identificação de pessoa coletiva 514194243 e sede na Rua de Oliveira Monteiro, nº 289, 4050 - 443 Porto.
  • MERCAN CAPITAL PORTUGAL, UNIPESSOAL, LDA, com o capital social de 1.001.065,00€ (um milhão, mil e sessenta e cinco euros), com número de identificação de pessoa coletiva 516375660 e sede na Rua de Oliveira Monteiro, nº 289, 2º andar, 4050 - 443 Porto.